フリーランスはクライアントとの信頼関係が重要。クライアントに伝わりやすいメールの書き方とは
クライアントに伝わりやすいメールの書き方
人に分かりやすい文章を書くのって、難しいですよね。少しの工夫で、メールを分かりやすくする方法があります。この方法なら、例え、クライアントと遠距離でも、「安心して仕事をしてもらえる」と言ってもらうことができたそうです。そのポイントは３つ。
○件名を工夫する
○用件と重要度を整理する
○段落と改行に気を配る
これだけでも、かなり分かりやすくなるので、試してみてください。
ダメな件名の例を見てみましょう。「こんにちは！」などの挨拶だけとか、「例の件で」という曖昧なもの。これらの共通点は、件名を見ただけでは、「何の」「どのような」件なのかが分からないところです。特に、挨拶だけだと、急ぎなのか、ゆっくりでよいのかも分かりません。件名で内容の予想がつけば、すぐに読む物と、後で読む物に分けられて、便利です。そこのところが分からないと、ひとつずつ開封して見ていかなければならずに、とても不便なのです。最近のメールソフトやWebメールには同じタイトルで返信されたメールを一つにまとめる「スレッド表示」機能があります。メールが用件ごとにまとまるので、一覧ページに、より沢山のメールを表示できます。しかし、何回もRe:が続くのも、見づらくなって、後からの検索もしづらくなってしまします。内容が他に移った時点で、タイトルを変えるとよいでよう。
件名をフォーマット化して、分かりやすくする方法があります。
【案件の略称】重要度：用件
例えば、㈱○○様のサイトの新しいページができたので、チェックしてもらいたいときは、「【㈱○○様】重要：ページのご確認をお願いします。」です。「△△様」の原稿内容の不明な部分の確認についてのときは、「【△△様】原稿内容に関する不明点」です。先頭に案件名を書いておくと、複数の案件を扱っているときに、切り替えがききます。早めに読んでほしいときは、「重要」や「至急」などを書いて、分かるようにしておきましょう。このようにフォーマット化しておくと、自分でも検索しやすいので、仕事がスムーズになります。
ビジネスメールでは、電話をするときのように、思いついたままを書いては分かりづらくなってしまいます。重要度を考えて、結論から書いていきます。内容ごとに段落を作ったり、改行したりしましょう。ホームページの参照などがあるときは、ＵＲＬを添えることも大切です。雑談は、追伸として、最後に書くとよいでしょう。読みやすいかどうか、必ず確認してください。
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